Como organizar as finanças de uma pequena indústria

Organizar as finanças de uma pequena indústria é controlar diretamente os gastos e entradas para gerar relatórios confiáveis que ajudam na tomada de gestão.

Saber organizar as finanças da empresa é um dos passos mais importantes para uma boa saúde financeira do negócio e é por isso que o empreendedor precisa saber planejar as suas finanças.

Os benefícios são muitos, como por exemplo:

  • Análise clara de quais são os produtos que dão mais lucro
  • Saber quais produtos geram mais despesas do que retorno
  • Saber se o negócio está gerando mais gastos do que deveria

Neste artigo vamos ver como organizar as finanças da sua empresa para que consiga ter esse controle em dia. Vamos lá:

Mitos e bloqueios sobre controle financeiro

Antes de começar a ensinar como organizar as finanças da sua empresa, é preciso eliminar os principais mitos e bloqueios que normalmente atrapalham empreendedores nesta área.

1. Minha empresa é muito pequena, posso controlar tudo de cabeça

Todo negócio precisa ter um controle financeiro mínimo.

Como os empreendedores normalmente estão sempre sobre carregados com diversos tipos de tarefas, como negociações comerciais, parcerias, controle de produção, entre outros, é normal que acabem negligenciando esta atividade.

O problema é que o controle financeiro também é muito importante e pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso de um negócio.

Isso porque sem um controle financeiro definido, é muito difícil tomar decisões assertivas no negócio. E sem boas decisões, as chances são que o negócio irá dar errado.

2. Não sei fazer e sou ruim de matemática

Fique tranquilo, o controle financeiro pode parecer muito trabalhoso ou até mesmo um bicho de sete cabeças.

Mas a verdade é que você não precisa ser especialista para cuidar da saúde financeira da sua fábrica.

Basta utilizar ferramentas já prontas no mercado e ter disciplina para manter tudo registrado e organizado.

Além disso, não é necessário grandes soluções para pelo menos começar a ter um controle financeiro da sua empresa. Na verdade pode ser feito até mesmo no papel ou no Excel.

As principais ferramentas de gestão para organizar as finanças da sua indústria

Agora vamos detalhar quais são as ferramentas mais importantes para organizar as finanças da sua empresa.

Trata-se de métodos para aplicar no dia a dia da sua empresa que ajudarão a controlar as finanças da empresa e assim você poderá tomar decisões mais assertivas.

Vamos lá:

1. Controle de vendas (Documento de saída)

Para começar, é preciso ter um controle de vendas da sua indústria, Ou seja, registrar cada venda com os detalhes mais importantes dela.

Dessa forma você consegue identificar diversas questões, como por exemplo:

  • Lucro de cada venda
  • Quais produtos tiveram maior saída
  • Quais produtos tiveram menos saída
  • Qual o prazo de recebimento por venda
  • Entre outras

Com essas informações é possível realizar uma análise do desempenho da sua empresa de forma mais realista e confiável.

Esse controle de vendas deve ser preenchido com informações úteis para a sua análise futura, como por exemplo:

  • Data da venda
  • Cliente
  • Produto
  • Valor
  • Forma de pagamento

Com um documento de saída sendo gerado e registrado, sua empresa consegue:

  • Saber quais produtos vendem mais
  • Saber quais produtos vendem menos
  • Saber quais produtos valem a pena investir mais

Vale lembrar que o feedback do cliente também é muito importante na hora de decidir se vai investir mais ou menos em uma linha de produtos.

2. Extrato diário

A segunda ferramenta é o extrato diário. Aqui é feito o controle de todas as entradas e saídas do caixa da empresa.

A ideia é registrar todas as movimentações realizadas no dia em um só local. Com isso é possível:

  • Analisar a origem do dinheiro
  • Analisar o destino do dinheiro

Assim você tem muito mais controle de o que está acontecendo com o dinheiro da sua empresa.

Uma dica é fazer esse controle diariamente, já que se deixar acumular, as chances são que esquecerá diversas movimentações e pode parecer algo muito trabalhoso.

Já se fizer esse controle diariamente, a tarefa não ocupará muito tempo e as informações são mais confiáveis.

Registre no seu sistema de gestão ou em uma planilha o dia atual e anote tudo que entrou e saiu na empresa.

Registre por exemplo:

  • Todo o dinheiro que entrou por vendas e outros pagamentos que sua empresa recebeu
  • Todo o dinheiro gasto pagando contas e outros gastos adicionais

Anote a descrição da movimentação, o valor e assim você vai ter uma ideia do saldo por dia.

Essa pode ser uma ótima oportunidade para você saber exatamente quanto dinheiro da empresa acabou usando para gastos pessoais e vice-versa.

Nós recomendamos inclusive que não misture os gastos pessoais com os da empresa.

Defina um pro-labore mensal para você e os outros sócios da empresa e faça essa separação o quanto antes. Já que os custos pessoais podem de fato minar o sucesso do negócio.

Entretanto, caso ocorra o oposto, ou seja, você tire dinheiro pessoal para completar o caixa da empresa, registre essa movimentação como um investimento.

Afinal, todo o dinheiro que você coloca na empresa pode ser considerado um investimento no negócio.

Com tudo registrado no seu extrato diário, será possível saber quanto dinheiro próprio você investiu.

Quanto mais detalhado for o seu extrato, mais informações você terá para tomar decisões no futuro.

3. Fluxo de caixa

A terceira ferramenta para organizar as finanças da sua empresa é o fluxo de caixa.

O fluxo de caixa é uma versão mais completa do extrato e nele devem conter todas as movimentações que a empresa realizou durante o mês.

Você pode fazer esse fluxo de caixa pelo Excel ou através de um software como o ERP Industrial, que gera essa fluxo automaticamente.

Para montar o fluxo de caixa, sua empresa precisa juntar os extratos diários e adicionar outros custos fixos e variáveis, como matéria prima, funcionários, comissões etc.

Dessa forma é possível montar uma visão geral do fluxo de caixa do mês da empresa e você vai entender melhor como está o verdadeiro desempenho da sua empresa.

Os benefícios são:

  • Facilita a tomada de decisão e análise da situação financeira da empresa
  • Conhecer o capital de giro
  • Lucro do período
  • Montar uma previsão de receitas e despesas
  • Controlar contas a pagar e receber

O fluxo de caixa também permite que você preveja receitas e despesas futuras, assim você e sua equipe podem se planejar melhor.

Por exemplo: se sua indústria comprou uma máquina nova em 6 parcelas, lance essas parcelas no seu fluxo de caixa. Desta forma você já consegue prever os gastos dos meses futuros.

Dessa forma você consegue identificar se algum mês a empresa precisará cortar custos ou terá alguma folga para investir mais.

Baixe uma planilha para o controle de fluxo de caixa:

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